Каждая любительская станция должна иметь QSL-карточки и рассылать по требованию корреспондента или предупреждать при проведении связи, что карточки рассылаться не будут. Вы можете высылать ваши карточки только интересующим Вас станциям,но обязаны ответить на все пришедшие в ваш адрес.

QSL-карточка — бумажная карточка, обычно размером с почтовую открытку, которая содержит информацию о QSO: позывные обоих операторов, время и дата контакта, использованная радиочастота, вид модуляции, RST (код, описывающий качество приёма), данные о месторасположении радиостанции. Кроме того, может указываться дополнительная информация: характеристики антенны и приёмно-передающей аппаратуры, условия связи (наличие помех, замираний и т. п.), поздравления с праздниками и прочее. Радиолюбители обычно стараются делать свои QSL-карточки более привлекательными, размещая на них разнообразные изображения — виды своей местности, собственные портреты и т. п. Некоторые национальные радиоклубы заказывают для своих членов массовым тиражом недорогие бланки QSL-карточек, в которые оператор может проставить свой позывной с помощью резинового штампа или другим способом. Каждый радиолюбитель наверняка может похвастаться Вам уникальными QSL пришедшими в его адрес.

На рисунке приведена стандартная карточка, в графе "CFM QSO with" указывается позывной станции с которой подтверждается связь, далее дата и время радиосвязи (UTC), диапазон в Мгц, вид работы (CW,SSB,RTTY) и оценка слышимости сигнала кореспондента по шкале RST. В зависимости от того хотите ли вы получить карточку от корреспондета или уже отвечаете на пришедшуюю к Вам отмечаете соответствующий квадрат "PSE QSL" или "TNX QSL".

Доставкой QSL-карточек обычно занимаются QSL-бюро при радиолюбительских ассоциациях, но практикуется и прямая пересылка. Если вы выписали карточку вашему корреспонденту вы можете выслать ее либо на его домашний адрес (QSL DIRECT), либо через специальное QSL-бюро национальной радиолюбительской организации (QSL via Buro). Если вы высылаете карточку через бюро, вы должны быть уверены, что в стране куда вы шлете карточку имеется национальное QSL-бюро (в некоторых старнах его нет), а также в том, что ваш корреспондент является членом национальной радиолюбительской организации, так как в противном случае, карточку ему не передадут.

Карточки для радиолюбителей России поступают в адрес национального QSL-бюро Союза Радиолюбителей России в Москве, а затем рассылаются по региональным бюро, имеющимся в каждой области, а то и городе.

Если вы отправили карточку через бюро,то не ждите скорого ответа. Обмен карточками в таком случае может затянуться на годы!!! Это происходит по различным причинам, поскольку обычно путь карточки от вас до корреспондента проходит через два национальных бюро и одно-два региональных и некоторое время лежат, дожидаясь хозяина.

Если вы хотите получить QSL-карточку быстро, вам необходимо выслать ее на домашний адрес вашего корреспондента. Проблемы здесь две:
 1.Стоимость отправки такой карточки возрастает до стоимости отправки одного письма зарубеж.
 2.Для ответа на ваш домашний адрес, вам нужно приложить конверт с обратным адресом, а также компенсировать почтовые расходы вашему корреспонденту по пересылке вашей карточки вам.
   Если у вас нет почтовых марок станы, из которой вы ждете карточку,то идеальный вариант положить в письмо 1 US Dollar (или как говорят радиолюбители "Green stamp"). Однако с нашей почтой делать это неразумно, письмо просто "пропадет", да и по почтовым правилам пересылка дензнаков по почте запрещена. В этом случае существует некая почтовая валюта IRC (International Replay Coupon) не путать с IRChat(International Realey Chat).

В теории эта бумага в любой старне мира обменивается на почтовые марки стоимостью пересылки одного письма зарубеж, однако на практике обменивать на почте их не выгодно, а лучше сохранить до необходимости получить карточку QSL из зарубежа DIRECT. Опять же в теории IRC можно купить на Главпочтамтах крупных городов.

До недавного времени, проблема с адресами радиолюбителей в России была очень актуальна. В США выпускался, так называемый, CALLBOOK список позывных радиолюбителей мира с адресами. Достать в Союзе их было тяжеловато, затем они стали выпускаться на CD-ROM, с широким распространением интернета эта проблема отпала. Вы всегда можете занести свой адрес (если, разумеется, хотите получать QSL-DIRECT) на сервер QRZ.COM, а также сделать там же запрос по интересующему вас позывному. Сейчас большинство станций при работе в эфире указывает корреспондентам, что их адрес корректен на QRZ.COM callsign server.

В XXI веке появились электронные QSL-карточки или eQSL, которые могут автоматически передаваться в Центр электронных QSL-карточек и достигают получателя за несколько секунд. eQSL могут быть распечатаны или использованы для eAwards и, в отличие от традиционных, ничего не стоят при печати, пересылке или обмене.

Коротковолновики-наблюдатели (SWL, от англ. Short wave listener) также могут обмениваться QSL-карточками как с коммерческими, так и с радиолюбительскими станциями и получать ответные QSL. В данном случае такая QSL-карточка подтверждает тот факт, что станция действительно работала в указанное время с указанными параметрами, и наблюдатель действительно мог слышать ее работу.

Итак,если вы наблюдатель скорее начинайте высылать свои карточки услышанным станциям, поскольку тем самым вы ускорите получения желанной QSL.